6.1.09

Mari Kita Mesyuarat

Pemimpin / (Pengerusi ?) seringkali terlepas pandang perkara penting berkitan pengurusan mesyuarat.

Sesuatu proses mesyuarat bergantung kepada jenis mesyuarat yang hendak dijalankan, misalnya mesyurat kakitangan, mesyuarat perancangan, mesyuarat penyelesaian masalah dan sebagainya. Walaupun demikian, terdapat peraturan asas yang sama bagi kebanyakan mesyuarat.

Yang saya catatkan di sini hanyalah ringkasan dan perkara asas sahaja.


MEMULAKAN MESYUARAT:

Mulakan mesyuarat pada masa yang tepat, bagi menghormati ahli mesyuarat yang hadir pada masa yang ditetapkan dan mengingatkan mereka yang lewat hadir bahawa ketepatan masa itu amat penting.

Berikan ucapan aluan dan terima kasih kerana ahli dapat meluangkan masa untuk hadir.

Semak agenda pada setiap permulaan mesyuarat, memberi peluang ahli untuk memahami semua perkara-perkara penting.

Setiausaha mesyuarat akan mencatat minit mesyuarat dan maklumkan kepada ahli bahawa minit mesyuarat akan diedarkan segera selepas mesyuarat.

Nyatakan harapan dan penyertaan ahli agar mesyuarat mencapai objektifnya.

Nyatakan peranan anda (pengerusi) dalam mesyuarat tersebut.


TENTUKAN PERATURAN MESYUARAT:

Anda tidak perlulah menetapkan peraturan mesyuarat pada setiap kali bermesyuarat. Bagaimanapun, adalah penting diadakan beberapa peraturan asas yang boleh digunakan untuk mesyuarat yang dijalankan.

Ada empat peraturan asas: 1. Ambil bahagian. 2. Fokus. 3. Kekalkan momentum. 4. Bekerjasama.

Senaraikan peraturan asas tersebut.


PENGURUSAN MASA

Memang sukar untuk menguruskan masa mesyuarat. Selalu masa pantas berlalu sebelum agenda selesai. Cabaran terbesar ialah untuk mengekalkan momentum supaya proses mesyuarat berjalan lancar.

Jika masa yang ditetapkan tersasar, minta input ahli bagaimana keadaan dapat diperbaiki.


BAIKI PROSES:

Banyank orang merungut kerana mesyuarat hanya membuang masa – tetapi rungutan ini hanya diluahkan selepas mesyuarat selesai!

Sepatutnya ketika bermesyuarat, pengerusi perlu mendapat maklumbalas, supaya proses mesyuarat segera diperbaiki.

Sudah terlambat untuk memberi tindakbalas kepada maklumbalas ahli, jika menilai proses keberkesanan mesyuarat hanya dibuat selepas mesyuarat selesai.


MENILAI:

Ambil masa 5-10 minit untuk menilai keseluruhan mesyuarat: selalaunya bahagian ini tidak diberi perhatian.

Minta setiap ahli mesyuarat memberi skala dari 1 – 5, (5, tertinggi), dan ahli boleh menyatakan sebab memilih nilai skala tersebut (ikut kesesuaian masa).


MEGAKHIRI MESYUARAT:

Sentiasa akhiri mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan dan dengan kata-kata dan saranan yang positif.

Pada akhir mesyuarat, teliti/nyatakan kembali intisari tugasan dan tindakan yang perlu diambil, dan tentukan masa bagi mesyuarat berikutnya dan mengharapkan komitment ahli mesyuarat.

Jelaskan bahawa minit mesyuarat akan diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu.

4 comments:

cikguyusof said...

Bebanyak terima kasih cikgu wahab, satu input yang sangat berguna, InsyaAllah akan dijadikan panduan.

waruna said...

maklumat yang baik dari seorang bekas pengetua.

seri said...

Bercakap pasal mesyuarat ni....
saya dah bekerja selama 25 tahun sbg guru di bwh pentadbiran 14 orang Guru Besar. Paling saya bosan apabila GB yang mengendalikan mesy berjam-jam lamanya tanpa ketetapan dan fokus yang jitu. kadang menerawang melalut lalut. ini amat saya tidak gemar kerana membuang masa dan guru pula tidak beri tumpuan. Semasa dibawah era GB ini sekolah sangat statik. Kemajuan perlahan dan perubahan yg sangat sedikit. Beginilah yg berlaku jika subordinat bosan dan tidak dibimbing dngan bijaksana. Bukan mudah menjadi GB yang berkaliber. Harap2 GB produk UPSI mampu memberikan mutu perkhidmatan terbaik yg disenangi semua anak buah..

Cikgu Chun said...

Input ini memang berguna, itu pun kalau dipraktikkan. Masalahnya berapa ramai yang akan mempraktikkannya....